Database di email e mailing list: la guida pratica 2020

Una guida completa alle migliori tecniche di Database building. Scopri come creare una mailing list e le best practice per gestire gli iscritti alle liste.

Database di indirizzi email: cosa sono

L’Email Marketing si conferma anche nel 2020 una delle strategie più efficaci in termini di ROI e il modo più rapido e diretto per raggiungere clienti e potenziali tali – Marketo ci dice che la prima attività compiuta dal 94% degli utenti online è aprire le email della propria casella di posta.

Questa condizione privilegiata del mezzo email non è però sufficiente per mettere in piedi una strategia di digital marketing di successo: per funzionare, per dare risultati, l’Email Marketing deve innanzitutto avere una buona base di partenza, ovvero un database di qualità.

Database nell’Email Marketing

Il database è la raccolta di indirizzi di posta elettronica ai quali un’azienda invia i contenuti definiti nella sua strategia di Email Marketing per convertire il contatto in cliente o fidelizzarlo, se ha già acquistato i prodotti o servizi che l’azienda vende.

Il database per l’Email Marketing è la banca dati dell’azienda. Oltre all’indirizzo email, può contenere molte altre informazioni utili su un contatto: il nome utente, il genere, l’età, il luogo di residenza, la professione, gli interessi, di quanti elementi è composto il suo nucleo familiare, il numero di telefono, etc.

Per chi fa Email Marketing il database e le liste email sono il tesoro più prezioso, perché in essi sono raccolti i dati dei clienti e quelli di chi nel tempo ha dimostrato interesse per l’azienda, contatti che, se ben sollecitati, possono convertirsi a loro volta in clienti.

businessman builds a stairs

Un database per fare Email Marketing si può creare da zero o acquistare da aziende che vendono pacchetti con migliaia o milioni di indirizzi email.

Nel primo caso il database si costruisce nel tempo, raccogliendo in un elenco gli indirizzi di posta elettronica e i dati di chi è già cliente e aggiungendo le email e altre informazioni utili di chi mostra interesse per l’azienda e i suoi prodotti, attraverso i vari punti di contatto online (sito web aziendale, blog, canali social) e offline (eventi, fiere di settore,…).

Nel secondo caso, invece, acquistando il database da aziende specializzate, si dispone rapidamente di una base di contatti con cui iniziare a fare Email Marketing. Purtroppo con questo metodo non c’è la certezza che i contatti che riceveranno le email saranno in target con le buyer personas di chi ha comprato il database di indirizzi di posta – non è sicuro che, a fronte dell’investimento fatto, i lead si trasformeranno in clienti.

Elenchi di indirizzi email: meglio comprarli o costruirli nel tempo?

Trovandoti di fronte a due opzioni è normale che tu ti stia chiedendo come procedere.

Hai bisogno di un database per fare Email Marketing, ma quale strada dovresti seguire: quella rapidissima ma rischiosa che passa per l’acquisto da terzi, che forse nulla hanno a che vedere con il tuo business e il tuo pubblico; oppure quella graduale ma più sicura che si basa sui contatti che la tua azienda è stata in grado di attrarre nel corso del tempo, con attività ad hoc, su canali selezionati e in target?

La scelta non dipende, come si potrebbe erroneamente pensare, dal budget a disposizione ma dalla visione che si ha del proprio business: se non stai puntando a costruire una realtà solida, che duri nel tempo, con clienti fedeli e affezionati al brand, allora l’acquisto di un elenco di indirizzi email potrebbe essere una buona opzione.

Se invece hai una visione a lungo termine del tuo business e vuoi procedere dando priorità alla qualità dei contatti contenuti nel tuo database, dovresti seguire la strada della costruzione graduale della base dati per l’Email Marketing.

L’insieme di strategie e best practice che consentono di costruire o ampliare la base di contatti email di un’azienda prende il nome di Database Building ed è un’attività che, se realizzata nel modo adeguato, converte le email in opportunità di business.

Ebook MailUp | Costruire il database

Costruire un database di contatti email di valore richiede tempo e cura, ma vale ogni investimento, considerando le attività che rende possibili e i risultati finali che si ottengono.

Vedremo infatti tra poco che un database di email con dati di qualità permette di passare a un livello successivo: i destinatari delle email non sono più i record sconosciuti di un archivio qualunque, ma persone reali alle quali si possono inviare comunicazioni personalizzate.

Cos’è una mailing list

Una mailing list è la raccolta di indirizzi di posta elettronica di persone che hanno accettato di ricevere via email i messaggi di un dominio mittente, in genere un’azienda che vuole comunicare con i propri clienti e potenziali tali.

Questa prima definizione ci fornisce già alcuni elementi interessanti su cui riflettere.

  • Chi è iscritto alla tua lista ha un interesse nei tuoi confronti, te lo dice il fatto che ti ha affidato i suoi dati personali, un tesoro di cui gli utenti online sono molto gelosi.
  • I contatti della tua lista ti conoscono: sarà molto più facile stimolare questi utenti rispetto a chi non sa chi sei (ad esempio i contatti di un database acquistato da terzi).

Il concetto di mailing list è cambiato molto negli ultimi anni: prima si tendeva a considerare la lista di distribuzione come un blocco unico, detto all’americana “One size fits all”, che si traduceva in: non importa l’età, il genere, gli interessi o il luogo di residenza dei miei contatti, invierò a tutti lo stesso messaggio e mi aspetto che tutti, indistintamente, ne saranno entusiasti.

Mailing List

Come è facile immaginare, oggi gestire una mailing list in questo modo non funziona perché gli utenti online sono molto esigenti e si aspettano messaggi email altamente personalizzati.

Nonostante questa ulteriore difficoltà che il marketing tradizionale non affrontava, c’è comunque una buona notizia: oggi chi fa Email Marketing dispone di moltissime informazioni personali sui propri contatti per personalizzare i messaggi da inviare.

Un’altra cosa da tenere in considerazione sulle mailing list è che l’elenco di email non resta immutato nel tempo. Le mailing list devono evolvere e tendere all’espansione: a questo servono le tecniche di Database Building che vedremo in questo post.

L’elenco di indirizzi email aumenta nel tempo per allargare il bacino di utenza delle attività di Email Marketing dell’azienda, ma non farti ingannare: puoi pensare che quante più persone raggiungi con le tue email, maggiori saranno le opportunità di convertirle in clienti. In realtà non sempre è così e soprattutto non è detto che questa sia l’opzione economicamente più conveniente. Considera infatti che quanto più selezionati e in target saranno i contatti della tua mailing list, più facile sarà per te sollecitarli e farli diventare clienti.

È come la differenza tra lanciare cento frecce ad occhi chiusi contro un bersaglio e lanciarne solo una dopo aver preso bene la mira. Nel primo caso hai più possibilità di centrare il tuo obiettivo, ma dopo cento lanci avrai esaurito tutte le tue forze; nel secondo caso, ti sei allenato per centrare il tuo obiettivo con un solo lancio. A quale approccio affideresti il tuo business?

A cosa servono gli elenchi di email

Agli iscritti della tua mailing list puoi inviare, via email, gli aggiornamenti sui tuoi prodotti, le nuove offerte della stagione o puoi mandare la newsletter con le tue ultime notizie.

Una mailing list ti permette di gestire in modo centralizzato tutti gli invii di email commerciali al tuo database di contatti e di segmentare ogni messaggio per un gruppo di persone che hanno in comune certe caratteristiche significative. Questo comune denominatore può essere: l’età, la professione, il luogo di residenza, il potere d’acquisto, gli interessi, etc.

Se usi le liste di email in modo strategico, due persone di due segmenti o gruppi diversi della tua mailing list non riceveranno mai la stessa comunicazione.

Qui stiamo facendo un ulteriore passo avanti: dalla mailing list passiamo alla segment list. La gestione delle mailing list di MailUp punta proprio ad agevolare questo passaggio, fornendo sulla piattaforma un ambiente multi-lista: chi si affida a MailUp può creare tante liste quante sono le tipologie di contatti contenuti nel proprio database. Ogni lista sarà di fatto autonoma, con il proprio elenco di destinatari e di preferenze rispetto alle comunicazioni che vogliono o non vogliono ricevere.

Gestione delle mailing list di MailUp

Liste email profilate per Email Marketing: perché sono utili

Se vuoi beneficiare di tutti i vantaggi dell’email marketing devi creare una mailing list che possa evolvere in segment list, quindi con dati personali di qualità e informazioni che ti permettano di personalizzare e segmentare i tuoi invii. Quanti più dettagli conosci degli iscritti alla tua lista, più le tue campagne email saranno efficaci perché i tuoi messaggi saranno più pertinenti.

La profilazione di una lista di contatti per l’Email Marketing è la condizione necessaria per procedere alla segmentazione della mailing list e quindi alla personalizzazione dei messaggi inviati.

Che cosa significa avere dei contatti profilati?

La profilazione è una tecnica di web marketing che permette di raccogliere e analizzare le informazioni sugli utenti per definire la loro identità digitale – chi sono e come si comportano online.

Ecco alcuni esempi di come si può profilare un database di contatti creando dei cluster:

  • Anagraficamente: per genere, età, luogo di residenza
  • Su base comportamentale: le azioni che un contatto compie in seguito ad una sollecitazione
  • Per comportamento d’acquisto: che prodotti acquista, con quale frequenza, etc.
  • In base all’analisi RFM.

Le email profilate ti assicurano di inviare ai tuoi contatti solo informazioni rilevanti, in linea con le loro caratteristiche e interessi.

Ebook MailUp | Tecniche e strategie di profilazione

Vediamolo con un esempio: una lista email non profilata

Un rivenditore di elettrodomestici, con negozi sparsi in tutta Italia, vuole far sapere ai propri contatti (clienti e potenziali tali) che sta per aprire dei nuovi punti vendita a Roma e provincia.

Perché gli è utile aver creato delle liste email profilate? Perché in questo modo sa a quali contatti inviare la comunicazione dell’apertura dei nuovi punti vendita e le eventuali offerte.

Cosa accadrebbe se invece inviasse la notizia a tutti gli indirizzi email del suo database, compresi quelli di chi risiede, ad esempio, a Milano, Trento o Bologna? Che molti utenti potrebbero considerare inutile, e forse anche molesta, l’email ricevuta perché, di fatto, non è stata inviata per apportare loro un beneficio.

Nella migliore delle ipotesi, gli utenti non interessati alla comunicazione cancelleranno l’email dopo averla letta distrattamente; nel peggiore dei casi, però, le persone che hanno ricevuto un’email non in linea con i loro interessi considereranno spam il messaggio e si disiscriveranno dalla mailing list.

Entrambi gli scenari sono negativi: nel primo, il rivenditore di elettrodomestici ha sprecato il suo budget con un invio che non ha portato a nulla di fatto; nel secondo, ha addirittura perso un contatto che gli sarà costato tempo e sforzi acquistare.

Per sfruttare appieno le mailing list nell’Email Marketing devi stabilire una relazione di valore tra mittente e ricevente. Per fare in modo che ciò avvenga, devi sapere esattamente chi c’è dall’altra parte e quale tipo di messaggio sta aspettando.

Come creare una mailing list efficace nel 2020

Il database di destinatari delle attività di Email Marketing va gestito in modo strategico, tenendo in considerazione che i contatti in esso contenuto sono in continua evoluzione. Nel corso del tempo, infatti, alcuni utenti si disiscriveranno dalla tua lista e altri non interagiranno più con le email inviate (sono i contatti detti inattivi).

Per mantenere sempre alta la qualità del tuo database, e continuare a registrare buoni risultati dalle attività di Email Marketing, devi acquisire indirizzi email e creare nuove liste di contatti in target con l’azienda.

Come già anticipato, uno dei modi più efficaci per realizzare le attività di Database Building è quello di costruire la mailing list da zero e di gestirla nel tempo lavorando sui punti di contatto online e offline dell’azienda con i suoi clienti ideali o buyer personas.

Per approfondire guarda la Video Academy dedicata alla costruzione di un buon database.

Come raccogliere indirizzi email online

Tra i migliori canali online per creare una mailing list troviamo:

  • Il sito web o blog aziendale: un form di iscrizione ai tuoi aggiornamenti e alle tue offerte ti aiuta a convertire gli utenti che arrivano organicamente sul tuo sito (grazie ai motori di ricerca) in contatti per la tua mailing list. Puoi inserire sul tuo sito una pagina web specifica per le iscrizioni alla tua newsletter o creare un pop-up con un modulo di iscrizione
  • Facebook: ci sono strumenti di Email Marketing che ti permettono di acquisire contatti su Facebook, inserendo un form di iscrizione alla tua mailing list dalla tua pagina aziendale. La Facebook app di Mailup, ad esempio, ti permette di selezionare i campi da compilare e di personalizzare il form con immagini e colori della tua azienda, per poi inviare i nuovi iscritti, i loro indirizzi di posta elettronica e altri dati personali, alla lista che preferisci (puoi impostare sulla piattaforma una lista per i contatti che provengono da Facebook).

Come raccogliere indirizzi email offline

Se la tua azienda ha anche l’opportunità di partecipare a fiere, eventi di settore, corsi o conferenze, o se ha punti vendita sul territorio, una buona idea è quella di raccogliere email offline.

Nel 2020 questa attività non passa più per moduli cartacei, che obbligano il reparto vendite a riscrivere nominativi e indirizzi email manualmente nella piattaforma di Email Marketing: oggi bastano un tablet e un’applicazione per gestire la mailing list.

MailUp, ad esempio, ha sviluppato l’applicazione Jade, che salva i nomi e gli indirizzi email raccolti direttamente su tablet, per poi inviarli all’account MailUp sulla piattaforma.

In questo modo puoi sfruttare ogni buona occasione per rafforzare la tua mailing list con contatti che sai essere già interessati alla tua azienda, un dettaglio non da poco per il successo della tua attività di Database Building.

Vuoi approfondire? Per diventare un esperto di strategie di Database Enrichment, iscriviti al corso di gestione di liste email.

Come aumentare i contatti di una mailing list: consigli e best practice

Per favorire il ricambio fisiologico degli indirizzi email del tuo database e garantire un afflusso costante di nuovi contatti alla mailing list devi muoverti in modo strategico e fare ricorso a una buona dose di creatività.

Ci sono alcuni principi guida e buone pratiche che possono aiutarti ad aumentare gli iscritti alla tua mailing list:

  1. Scegli la strada del Database Building ed evita di acquistare liste email da terzi
  2. Fai lead generation con una strategia di marketing chiara: definisci chi è il destinatario ideale delle tue DEM e newsletter, quali touchpoint userai, qual è il trigger che dovrà innescare l’iscrizione spontanea dell’utente al tuo database
  3. Promuovi la newsletter sul tuo sito web: chi visita la tua casa virtuale ha già un interesse nei tuoi confronti, quindi potrebbe trovare interessante ricevere email con le tue offerte speciali. Inserisci un box per l’iscrizione alla mailing list e magari un pop-up ben visibile, ma non molesto, che richieda pochi dati. Per aumentare il numero di iscritti alla tua newsletter sottolinea i benefici che riceverà l’utente con una call to action efficace e rassicuralo che non riceverà spam
  4. Pianifica una strategia di Content Marketing con contenuti di qualità per invogliare gli utenti a iscriversi alla tua newsletter. I visitatori del tuo sito hanno bisogno di una buona ragione per concederti i loro dati personali. Ebook, white paper, case study, webinar e blog post sono esempi di contenuti di qualità che ti aiutano a vincere le normali resistenze degli utenti online e a guadagnare nuovi iscritti in target per la tua lista di distribuzione
  5. Inserisci nella tua mailing list solo quei contatti che hanno dato il loro consenso a ricevere le tue comunicazioni. Rispettare questa regola ti aiuta sotto due punti di vista: il primo riguarda l’aspetto legale (se operi dentro l’Unione Europea sei soggetto al Regolamento sulla privacy e il trattamento dei dati personali degli utenti); il secondo motivo è che solo in questo modo puoi costruire una relazione di fiducia con i tuoi contatti e aumentare le probabilità che da semplici lead si convertano in clienti e brand lovers
  6. Crea un flusso di onboarding per gestire l’iscrizione di nuovi contatti alla tua mailing list. Il workflow ideale prevede: la creazione del form o modulo di iscrizione per raccogliere i dati degli utenti; una pagina post-iscrizione (o una landing page) che confermi agli utenti che l’iscrizione è avvenuta correttamente; infine una welcome email o email di benvenuto ai nuovi contatti. Ogni fase di questo workflow ha una componente strategica e va affrontata secondo gli obiettivi di tutta l’attività di Email Marketing dell’azienda
  7. Basa la raccolta di indirizzi email con un form sul rispetto di 6 principi:
    1. Il form deve offrire valore a cambio dell’indirizzo di posta elettronica e dei dati personali dell’utente
    2. Deve essere contestuale rispetto alla pagina in cui compare
    3. Usa le opzioni di conferma iscrizione double opt-in per verificare il reale interesse dell’utente alla tua mailing list
    4. Rispetta la brand consistency
    5. Il form deve essere coerente con i contenuti in pagina
    6. Il modulo di iscrizione deve essere chiaro, concreto e univoco nella sua proposta
  8. Crea partnership di valore, online e offline: aumenta la tua visibilità collaborando con siti web, eventi di settore, influencer che possono aiutarti a raggiungere la tipologia di utente che vorresti avere nel tuo database.

Per approfondire leggi l’ebook gratuito su come aumentare il proprio database.

Come gestire gli iscritti, disiscritti e i contatti inattivi di una mailing list

Fare Email Marketing è efficace se le tue liste di distribuzione contengono contatti che interagiscono con i contenuti che invii loro. Quando ciò non si verifica, da un lato devi assicurarti che i contenuti, le offerte e le call to action siano quelli giusti per stimolare i destinatari delle tue email; dall’altro devi provvedere a “ripulire” il tuo database dai contatti che non sono più interessati alle tue comunicazioni.

Come gestire la disiscrizione degli utenti dal tuo database

Il workflow dell’offboarding, ovvero della disiscrizione degli utenti dalla tua lista di invio, va affrontato in modo strategico.

La gestione dei disiscritti

La cosa più importante da tenere a mente, riguardo alla gestione dei disiscritti, è che tutti gli utenti del tuo database devono potersi disiscrivere dalla tua mailing list in qualunque momento e facilmente. Perdere un contatto è sempre svantaggioso – significa perdere l’investimento fatto per captare quell’indirizzo di posta elettronica -, ma non rendere più difficile del dovuto la disiscrizione dal tuo elenco email: le persone potrebbero infastidirsi e associare una pessima esperienza utente al tuo brand.

Per questo, nel footer di tutte le tue email devono essere presenti i seguenti elementi:

  1. Il permission reminder, che giustifica la ricezione dell’email (la formula classica è “Ricevi questo messaggio perché ti sei iscritto alla lista di …)
  2. Il link di disiscrizione
  3. Il link al Centro Preferenze
  4. Il link all’informativa sulla privacy.

La modalità di disiscrizione dalla lista può avvenire:

  • Con un solo clic
  • Con conferma in una pagina web dedicata (double opt-out)
  • Con disiscrizione multipla da più liste (quando l’utente è iscritto a più di una)
  • Prevedendo varie opzioni.

Quale scegliere tra queste alternative? In un’ottica strategica di Database Building vale la pena testare le opzioni che tentano di convincere l’utente a non disiscriversi del tutto dalla mailing list: forse il contatto è solo infastidito dalla frequenza di email e, promettendogli di diminuire gli invii, non lo perderai; oppure non ha più interesse per una categoria di prodotti: eliminando solo quel tipo di comunicazioni lo manterrai nel database e si convertirà in un contatto attivo.

Grazie al link al Centro Preferenze, l’utente accede alla sua pagina personale, modifica i suoi dati, le preferenze e le informazioni raccolte dal gestore della lista di distribuzione. In questo modo si arriva a un “compromesso” che soddisfa l’esigenza del contatto di ricevere meno email promozionali, evitando una rottura definitiva.

Se come modalità di disiscrizione scegli quella con double opt-out dovrai anche prevedere una pagina di conferma su cui atterrerà l’utente dopo aver cliccato sul link “Disiscriviti” o “Unsubscribe” nel footer delle tue email. Fai in modo che l’utente arrivi su una pagina semplice, in cui sia riconoscibile il tuo brand (inserisci il tuo logo e tutti quei dettagli che costituiscono la tua brand identity).

La pagina post-disiscrizione, in cui confermi all’utente la cancellazione del suo nominativo dal tuo database, può essere sfruttata per raccogliere informazioni utili per la tua strategia di Email Marketing: inserisci un piccolo sondaggio per sapere il motivo per cui l’utente ti lascia e monitora le risposte.

Questo approccio alla gestione delle disiscrizioni dalla tua mailing list ti restituisce un database con migliori performance generali e contatti più fidelizzati. Non dimenticare che le strategie di Database Building hanno come obiettivo la qualità e non la quantità dei contatti contenuti in una lista di email.

Come gestire i contatti inattivi della tua mailing list

Per gestire in modo efficace la tua lista di email devi eliminare i contatti che sono inattivi da tempo. Destinatari non reattivi si devono in genere a due problemi:

  • Gli indirizzi email del tuo database non sono di buona qualità
  • I tuoi contatti non sono interessati alle comunicazioni che invii loro: verifica se è un problema di segmentazione della lista.

Per non compromettere la reputazione del tuo brand rivedi con regolarità il tuo database. Non deve preoccuparti la quantità di nominativi presenti nelle tue liste: la tua priorità è la qualità di chi resta nel tuo elenco.

Che ad un certo punto alcuni contatti di una mailing list diventino “dormienti” non è affatto anomalo, anzi potremmo dire che è una situazione prevista nel naturale ciclo di vita delle liste dell’Email Marketing. È infatti normale che, dopo una prima fase di grande coinvolgimento, l’interesse di alcuni utenti vada scemando fino ad esaurirsi. In questo caso i contatti inattivi possono smettere di aprire le tue email, pur continuando a far parte della tua lista di distribuzione.

Mantenere nel database questi contatti dormienti causa diversi problemi, primo fra tutti quello di un peggioramento delle performance della tua strategia di Email Marketing.

Anche la deliverability, ovvero la capacità delle tue mail di raggiungere la casella di posta elettronica dei destinatari, viene messa a repentaglio: i client di posta, così come gli ISP (Internet Service Provider), infatti, usano le informazioni sui comportamenti dei destinatari alla ricezione delle email per decidere se il mittente è affidabile. In base a ciò, consegneranno o meno il messaggio al destinatario, e lo faranno nella casella di posta principale o in quella di spam.

Cosa fare in questo caso? Puoi decidere di eliminare i contatti che restano inattivi per un determinato periodo di tempo, oppure puoi cercare di recuperarli con una campagna di riattivazione cliente.

Ricorda: recuperare un contatto che fa già parte della tua mailing list è più facile e meno dispendioso che ricominciare da zero con un contatto che non ti conosce e che tu non conosci.

Se scegli di intraprendere la strada della riattivazione dei clienti, il modo giusto di procedere sarà:

  • Identificare gli utenti inattivi
  • Definire in modo strategico i contenuti con cui stimolarli
  • Costruire un workflow di comunicazioni con invio automatico che termini con la classificazione: utenti attivi vs disiscritti, dove i primi sono i contatti che erano inattivi ma che hanno cliccato sui messaggi inviati; i secondi sono invece i contatti inattivi che continuano a “dormire” e che per questo vengono automaticamente spostati tra i disiscritti.

Una buona norma è quella di realizzare con regolarità il controllo degli utenti inattivi e poi monitorare i risultati della strategia di riattivazione.

Dai un’occhiata al nostro corso su come creare e gestire un database efficace.

MailUp Video Academy | Integrazioni e database building

Verifica degli indirizzi email: come scoprire email inesistenti o non valide nel tuo database

Nella procedura di “pulizia del database” va contemplata anche la verifica degli indirizzi di posta per eliminare quelli inesistenti o non validi.

Inviare email che non arrivano a destinazione, infatti, ha ripercussioni importanti sul ROI della tua strategia di Email Marketing: oltre a vanificare i risultati degli invii andati a buon fine, peggiora la deliverability. Gli invii falliti ti fanno perdere punti agli occhi degli ISP, che non consegnano più i tuoi messaggi.

Dopo aver visto come gestire gli utenti che vogliono disiscriversi dal tuo database, vediamo come affrontare il problema delle email inesistenti.

Il tuo obiettivo è far sì che il numero di email recapitate si avvicini quanto più possibile a quello delle email spedite. La presenza di indirizzi di posta elettronica falsi in una mailing list è abbastanza comune, soprattutto in un approccio volto alla raccolta del maggior numero possibile di contatti.

Possono verificarsi due scenari:

  1. Da una parte sono gli utenti stessi a inserire un indirizzo email errato
  2. Dall’altra, le email false possono esser state acquistate da un provider di database di pessima qualità.

Se alla seconda casistica è abbastanza facile porre rimedio, evitando di comprare database di contatti (in particolare da aziende di dubbia fama), nel secondo caso è necessario chiedersi: perché le persone forniscono indirizzi di fantasia nei tuoi form di iscrizione?

A parte errori involontari di battitura, l’inserimento di una email falsa è in genere intenzionale: succede, ad esempio, quando una persona deve indicare un indirizzo email per scaricare una risorsa da un sito web. Se l’utente non riconosce nell’azienda o nel brand un reale valore, cerca di beneficiare nell’immediato della risorsa offerta ma fornisce un indirizzo email di fantasia per non ricevere altre comunicazioni. Questo tipo di comportamento ti invita a ragionare sulla tua strategia di intercettazione dei contatti.

Quando dovresti preoccuparti per la presenza di email non valide nei tuoi database? Quando le email rifiutate dai server di destinazione e rimandate indietro (bounce) sono molte.

I bounce sono un ottimo segnale per correre ai ripari ed evitare che la deliverability della tua mailing list venga compromessa. Gli ISP specificano sempre perché un’email non è stata recapitata, inserendo un codice di classificazione nel messaggio che torna al mittente. Questo codice spiega, ad esempio, che l’indirizzo email non esiste o che la casella di posta elettronica era piena. In base alle motivazioni del rifiuto, puoi provvedere a eliminare o bloccare per un periodo di tempo i contatti irraggiungibili.

Quando i database sono molto grandi, la gestione delle email inesistenti o non valide non può essere fatta manualmente: in questo caso è consigliabile appoggiarsi alla piattaforma di invio.

MailUp, ad esempio, oltre ad analizzare i bounce e fornire i report di classificazione degli invii falliti, offre una soluzione concreta per risolvere il problema alla radice: la piattaforma implementa algoritmi automatici che rilevano gli indirizzi email presumibilmente non validi. Quelli che restituiscono diversi bounce consecutivi con lo stesso codice di rifiuto, e non mostrano alcuna attività recente, vengono eliminati dal database o bloccati per un periodo di tempo.

In quest’ultimo caso, si tratta di una disiscrizione temporanea che riserva al mittente un’ultima possibilità di verificare se l’indirizzo email del destinatario esiste realmente oppure no: per un certo periodo il contatto non riceve più messaggi, successivamente viene re-inserito nella mailing list come iscritto e la piattaforma verifica se gli invii arrivano a destinazione. Se così non è, l’indirizzo email viene definitivamente eliminato dal database. 

Grazie a questo sistema di gestione dei bounce e verifica delle email, i nostri clienti raggiungono una percentuale di messaggi recapitati vicina al 100% e il numero di indirizzi  di posta eliminati dal database è quello strettamente necessario.

Database email e privacy: come raccogliere indirizzi email con il GDPR

GDPR è un acronimo che sta per General Data Protection Regulation. Con questa sigla, da ormai qualche anno, ci si riferisce al nuovo Regolamento Generale per la Protezione dei Dati e la privacy, emanato il 27 aprile 2016 dal Parlamento europeo (Regolamento UE n. 2016/679).

Il GDPR impone alle aziende di ripensare i processi di trattamento dei dati personali e di impegnarsi per offrire completa trasparenza in tutte le attività che hanno a che vedere con i dati delle persone.

Invii newsletter e comunicazioni commerciali via email? Devi diffondere l’informativa sul GDPR ai tuoi contatti e dotarti di una privacy policy specifica per il tuo business e comprensibile a chiunque.

In questo documento ufficiale devono essere chiari:

  • Chi è il titolare del database e il responsabile del trattamento dei dati
  • Quali dati personali vengono raccolti
  • Come è avvenuta la raccolta
  • Quali sono le finalità
  • Con chi vengono condivise le informazioni (terze parti)
  • Quali sono i diritti dell’utente (diritto alla cancellazione dei dati, alla revoca del consenso, diritto alla rettifica, alla portabilità dei dati, diritto di opporsi al trattamento dei propri dati).

Il nuovo Regolamento europeo è una misura di sicurezza che afferma con forza che l’utente deve essere consapevole di star cedendo i propri dati per il loro utilizzo ai fini aziendali. Il consenso deve essere inequivocabile: il GDPR implica un’azione di opt-in, vietando invece qualsiasi metodo opt-out.

Vuoi conoscere nei dettagli il nuovo Regolamento europeo? Puoi scaricare gratuitamente il white paper GDPR & dati personali: Novità, cambiamenti e attività da intraprendere.

MailUp White paper | GDPR & dati personali

Come ti aiuta MailUp a essere conforme al GDPR

Con MailUp:

  • Raccogli gli indirizzi di posta elettronica per il tuo database nel rispetto del nuovo Regolamento europeo per la privacy
  • Gestisci i nuovi diritti degli utenti
  • Realizzi gli invii email rispettando i dati sensibili delle persone.

Quello di MailUp è un impegno che si sviluppa su due fronti: da un lato ti fornisce gli strumenti per svolgere le attività di Email Marketing in linea con le nuove direttive europee; dall’altro ti dá la sicurezza di appoggiarti a un servizio 100% GDPR compliant, avendo integrato nella piattaforma i nuovi requisiti previsti dalla direttiva europea per il trattamento dei dati personali e il rispetto della privacy.

Il GDPR ha imposto alle aziende limitazioni sulla raccolta e l’uso dei dati personali, ma non per questo deve essere visto come un provvedimento penalizzante: questa, infatti, può essere una grande occasione per estrarre valore dalle informazioni di cui un’azienda che fa Email Marketing dispone e inviare comunicazioni informative e commerciali nel rispetto degli interessati.

Comprare database e mailing list: meglio di no

Se hai cominciato da poco a dedicarti all’Email Marketing, potresti essere attratto dall’idea di comprare indirizzi email per rinvigorire la tua mailing list con contatti freschi.

Il web è pieno di offerte di database in vendita. Ci sono infatti aziende che si dedicano a raccogliere, in modo più o meno trasparente, indirizzi email da rivendere a chi ne ha bisogno. È una buona idea comprare database ed elenchi di email?

Gli svantaggi di comprare una mailing list

Alcune imprese che si dedicano alla vendita di liste email usano software che vanno a caccia di informazioni degli utenti sui siti web. Una volta raccolti gli indirizzi di posta e altri dati personali di ignari utenti, questi programmi assemblano la lista e la vendono a chi compra database. I contatti raccolti non passano quindi per un modulo di iscrizione a una lista o a una newsletter e non danno il consenso al trattamento dei loro dati.

Nel paragrafo precedente abbiamo parlato di GDPR e di quanto sia importante avere il consenso delle persone prima di inviare loro qualsiasi tipo di messaggio via email.

Ogni contatto del tuo database deve aver espresso esplicitamente il consenso a ricevere le tue comunicazioni e, nel caso di liste di contatti acquistate o affittate, devi essere in possesso del consenso dei destinatari a ricevere comunicazioni da terzi.

Un utente che si rende conto di non essersi iscritto alla newsletter che sta ricevendo tende a esserne molto infastidito, a cancellarsi dalla mailing list e, in casi estremi, anche a segnalare il messaggio ricevuto come spam. Risultato: hai perso un contatto su cui avevi fatto un investimento (l’acquisto della lista), hai messo a rischio la tua deliverability a causa della segnalazione e hai danneggiato la tua brand identity e la fiducia nel tuo marchio di un potenziale cliente.

Ovviamente questo è lo scenario più ottimistico: se il tuo fornitore di indirizzi email non ha agito nel pieno rispetto del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali, ti aspettano denunce e sanzioni pecuniarie.

Quando acquisti un database per fare Email Marketing hai anche un altro svantaggio: perdi il controllo dei contatti presenti nel tuo database e accetti il rischio che la qualità sia inferiore ai tuoi standard o che le liste di indirizzi email non siano aggiornate. Questo può avere conseguenze sulla tua sending reputation presso gli ESP (Email Service Provider) e quindi per la tua deliverability.

Nella migliore delle ipotesi, acquisterai una mailing list in cui una buona parte del database contiene contatti in target per la tua attività, ma sarà molto più difficile convertirli in clienti perché non conoscono la tua azienda. Normalmente, infatti, quando si acquistano indirizzi email, si registra uno scarso coinvolgimento dei destinatari e tassi di apertura nettamente inferiori. 

Ne vale la pena?

Perché non comprare database

Se ti occupi tu del processo di acquisizione contatti, all’interno di una strategia di Database Building, hai il controllo su ogni indirizzo email che è entrato a far parte della tua lista di distribuzione (sai quando hai acquisito il contatto, da quale canale, social network o evento, con quale trigger, etc.). Hai quindi tante informazioni che in fase di nurturing ti saranno preziose.

Ma soprattutto, se costruisci tu il tuo database, sai con certezza che ogni contatto ha preso visione dell’informativa del GDPR e ha dato il proprio consenso alla ricezione delle tue email – sei quindi in una botte di ferro per tutte le tue attività di Email Marketing!

In questo articolo abbiamo sottolineato più volte che non è la quantità degli invii a fare di una campagna email un successo: i buoni risultati arrivano intercettando contatti in target sui canali aziendali, online e offline, e inviando messaggi personalizzati in base all’utente e al suo customer journey.